[Top] 9 Offline werken in Outlook

Met een Microsoft Exchange Server of Microsoft 365-account kunt u offline werken om verbindingskosten te voorkomen of om te voorkomen dat Outlook berichten probeert te verzenden en ontvangen via een trage netwerkverbinding.

Schakelen tussen offline werken en online werken

• Klik op Verzenden/ontvangen > Offline werken.

Wanneer Outlook schakelt tussen online en offline werken, worden alle e-mailaccounts gewijzigd.

U weet dat u offline werkt wanneer Offline werken is gemarkeerd op het lint of Offline werken wordt weergegeven op de statusbalk onder aan het Outlook venster.

Wanneer u klaar bent om weer online te werken, klikt u op Verzenden/ontvangen >Offline werken. De tekst van de knop wordt niet gewijzigd, maar wordt alleen gemarkeerd wanneer u offline werkt. Offline werken op de statusbalk verdwijnt ook wanneer u online werkt.

De hoeveelheid offline beschikbare e-mail wijzigen

1. Klik op Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.

2. Selecteer een Exchange of Microsoft 365 account en klik vervolgens op Wijzigen.

3. Verplaats de schuifregelaar onder Offline-instellingen om de gewenste tijd in te stellen, zoals Alles, 12 maanden, 6 maanden, 3 maanden of 1 maand. Opmerking: Als u een Outlook 2016 gebruikt, kunt u ook een periode van 3 dagen selecteren.

   Als u de schuifregelaar bijvoorbeeld naar 3 maanden verplaatst, worden alleen berichten van de afgelopen drie maanden gesynchroniseerd met uw offline Outlook-gegevensbestand (.ost) van de Exchange-server. Items die ouder zijn dan drie maanden staan alleen in uw postvak op de server. U kunt deze instelling op elk gewenst moment wijzigen.

   Exchange-modus met cache, dat een kopie van uw berichten downloadt, moet zijn ingeschakeld.

   Als u een account Outlook met Microsoft 365 account, raden we u aan de Exchange gebruiken.

Standaard worden Outlook accounts Exchange en Microsoft 365 geconfigureerd om slechts 12 maanden van uw e-mail te synchroniseren.

Het wijzigen van de hoeveelheid gegevens die moet worden gesynchroniseerd, kan van invloed zijn op de tijd die nodig is om Outlook te openen, evenals de hoeveelheid opslagruimte die Outlook op uw computer gebruikt. Als u in een virtuele bureaubladomgeving werkt, raden we u aan slechts één maand gegevens te synchroniseren.

Offlinemappen gebruiken met uw Exchange account

Met offlinemappen kunt u werken met de inhoud van een Exchange terwijl u offline bent, dat wil zeggen, niet verbonden met het netwerk. De volgende keer dat u een verbinding tot stand brengen met de server die Exchange, worden de offlinemappen gesynchroniseerd.

Offlinemappen worden opgeslagen in uw offlinemapbestand (.ost), wat verschilt van een bestand met persoonlijke mappen (.pst). Het OST-bestand wordt gestart als een gespiegelde afbeelding van uw mappen op de server met Exchange. Wijzigingen die zijn aangebracht op de server waarop Exchange of op uw computer terwijl u offline bent, worden gesynchroniseerd wanneer er een verbinding beschikbaar komt. Een PST-bestand is daarentegen slechts een opslaglocatie op uw harde schijf. Wijzigingen in een PST-bestand worden niet terug gesynchroniseerd naar de server met Exchange.

Wanneer u offline werkt, werkt u met de inhoud van een offlinemap precies zoals u dat doet met een map die zich op de server met Exchange. U kunt bijvoorbeeld items in uw offline Postvak IN wijzigen en verplaatsen en berichten verzenden die in uw offline Postvak IN zijn geplaatst. U blijft nieuwe berichten in uw postvak ontvangen op de server met Exchange. U bent echter pas op de hoogte van deze wijzigingen op de server wanneer u verbinding maakt met het netwerk.

Wanneer u de inhoud van de offlinemap moet bijwerken, synchroniseert u de map met de server en blijft u offline werken. De opdracht Verzenden/ontvangen maakt verbinding met de server, kopieert de wijzigingen die zijn aangebracht en verbreekt de verbinding. Elk item dat u uit de offlinemap of de bijbehorende servermap verwijdert, wordt uit beide mappen verwijderd wanneer synchronisatie plaatsvindt.

Opmerking: Als u de modus Cached Exchange gebruikt, werkt u altijd met een OST-bestand, zelfs wanneer u een actieve verbinding hebt met de server waarop Exchange. Met de Exchange modus kunt u ononderbroken werken als uw serververbinding verloren gaat of als er geen netwerkverbinding beschikbaar is. De procedures die in deze sectie volgen, zijn niet van toepassing op uw configuratie. Zie de sectie Exchange Modus met cache gebruiken van dit artikel of de sectie Zie ook voor meer informatie over Exchange modus met cache.

1. Klik in het menu Bestand op Offline werken.

2. Schakel het selectievakje Mij vragen bij opstarten in of uit, zodat ik offline of online kan werken en klik vervolgens op OK.

   Als u het selectievakje uit schakelt, Microsoft Outlook automatisch offline als er geen verbinding met de server beschikbaar is.

3. Klik op Ja om de gegevens van de server te kopiëren naar het nieuwe offlinemapbestand (.ost).

   Opmerking: Vanaf Microsoft Office Outlook 2003 is er een nieuwe bestandsindeling voor offlinemappen geïntroduceerd die een grotere opslagcapaciteit biedt voor items en mappen en meertalige Unicode-gegevens ondersteunt. Een bestand dat in deze indeling is gemaakt, is niet compatibel met eerdere versies van Outlook en kan niet worden geopend in een eerdere versie van Outlook. Outlook bepaalt automatisch de indeling waarin het bestand Offlinemap wordt gemaakt, op basis van de versie van Microsoft Exchange, de beheerdersinstellingen en de indelingen van de gegevensbestanden die zijn geconfigureerd voor het profiel. Als de instellingen niet toestaan dat het bestand in de nieuwe indeling wordt gemaakt, wordt in Outlook het bestand gemaakt in de indeling die compatibel is met eerdere versies van Outlook die geen ondersteuning bieden voor Unicode en die dezelfde opslagcapaciteit bieden als in eerdere versies van Outlook.

4. Kies de mappen die u offline wilt gebruiken.

   De mappen Postvak IN,PostvakUIT, Verwijderde items,Verzonden items,Agenda,Contactpersonen en Taken worden automatisch offline beschikbaar gesteld wanneer u offlinemappen in stelt. Als u een andere map offline wilt gebruiken, moet u deze als volgt selecteren voor offline gebruik:

   1. Wijs in het menu Extra naar Verzenden/ontvangen,wijs Verzenden/ontvangenInstellingen aan en klik vervolgens op Groepen voor verzenden/ontvangen definiëren.

   2. Klik in de lijst op een groep Verzenden/ontvangen met een Exchange account en klik vervolgens op Bewerken.

   3. Selecteer onder Accountsuw Exchange account.

   4. Selecteer onder Mapoptiesde mappen die u offline wilt gebruiken.

   5. Ga op een van de volgende manieren te werk:

      • Selecteer Alleen kopteksten downloaden.

      • Selecteer Volledig item downloaden, inclusief bijlagen.

        U kunt downloads van items die een opgegeven grootte overschrijden, beperken tot alleen kopteksten. Schakel het selectievakje Alleen kopteksten downloaden voor items die groter zijn dan in en voer vervolgens de juiste groottelimiet in in kilobytes (KB).

Modus met cache Exchange gebruiken

Standaard wordt Microsoft Office Outlook 2007 modus met cache Exchange gebruikt. De Exchange modus biedt u een betere ervaring wanneer u een Microsoft Exchange-account gebruikt met behulp van een kopie van uw postvak dat is opgeslagen op uw computer. Deze kopie biedt snelle toegang tot uw gegevens en wordt vaak gesynchroniseerd met de e-mailserver.

Wanneer u de modus Exchange cache gebruikt, zijn al uw Exchange automatisch beschikbaar.

1. Klik in het menu Tools (Extra) op Account Settings (Accountinstellingen).

   De opdracht Accountinstellingen ontbreekt

   De opdracht Accountinstellingen bevindt zich in het menu Extra in Microsoft Office Outlook 2007. Als u een eerdere versie van Outlook gebruikt, zijn de volgende stappen niet van toepassing. Gebruik de Help die is opgenomen in dat product. Als de titelbalk van het programma dat u gebruikt Microsoft Outlook Express weergeeft, gebruikt u een ander programma dan Outlook. Zie de Help in Outlook Express voor hulp.

2. Selecteer uw Exchange account en klik vervolgens op Wijzigen.

3. Schakel onder Microsoft Exchangehet selectievakje Modus met cache gebruiken Exchange in.

4. Sluit de Outlook.

Alle mappen worden gesynchroniseerd. U kunt echter wel opgeven welke mappen u wilt toevoegen aan een directe synchronisatie wanneer u een handmatige opdracht verzenden/ontvangen start om te worden uitgevoerd door op F9 te drukken.

1. Wijs in het menu Extra naar Verzenden/ontvangen,wijs Verzenden/ontvangenInstellingen aan en klik vervolgens op Groepen voor verzenden/ontvangen definiëren.

   Sneltoets Druk op Ctrl+Alt+S om het dialoogvenster Groepen voor verzenden/ontvangen te openen.

2. Klik in de lijst op de groep Verzenden/ontvangen die uw Exchange bevat en klik vervolgens op Bewerken.

3. Selecteer onder Accountsuw Exchange account.

4. Schakel onder Mapoptieshet selectievakje in voor elke map die u wilt opnemen wanneer u handmatig Alles verzenden/ontvangen start.

5. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Selecteer Alleen kopteksten downloaden.

   • Selecteer Volledig item downloaden, inclusief bijlagen.

     U kunt downloads van items die een opgegeven grootte overschrijden, beperken tot alleen kopteksten. Schakel het selectievakje Alleen kopteksten downloaden voor items die groter zijn dan in en voer vervolgens de juiste groottelimiet in in kilobytes (KB).

     Opmerking: U kunt kopteksten alleen downloaden wanneer uw Exchange verbinding maakt met Microsoft Exchange 2003 of hoger. Kopteksten zijn niet beschikbaar in mappen die geen e-mailitems bevatten, bijvoorbeeld Agendamappen.

De mappen en inhoud wijzigen die offline beschikbaar zijn

Wanneer u offlinemappen gebruikt, ongeacht of u de Exchange-modus met cache gebruikt, kunt u de mappen wijzigen die worden gekopieerd naar en gesynchroniseerd op uw computer.

1. Wijs in het menu Extra naar Verzenden/ontvangen,wijs Verzenden/ontvangenInstellingen aan en klik vervolgens op Groepen voor verzenden/ontvangen definiëren.

   Sneltoets Druk op Ctrl+Alt+S om het dialoogvenster Groepen voor verzenden/ontvangen te openen.

2. Klik in de lijst op de groep Verzenden/ontvangen die uw Exchange bevat en klik vervolgens op Bewerken.

3. Selecteer onder Accountsuw Exchange account.

4. Schakel onder Mapoptieshet selectievakje in voor elke map die u offline wilt gebruiken.

5. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Selecteer Alleen kopteksten downloaden.

   • Selecteer Volledig item downloaden, inclusief bijlagen.

     U kunt downloads van items die een opgegeven grootte overschrijden, beperken tot alleen kopteksten. Schakel het selectievakje Alleen kopteksten downloaden voor items die groter zijn dan in en voer vervolgens de juiste groottelimiet in in kilobytes (KB).

Tip: Als u snel een map wilt aanwijzen voor offline gebruik, klikt u op de map in het navigatiedeelvenster enwijst u in het menu Extra naar Verzenden/ontvangen, wijst u Verzenden/ontvangenInstellingenaan en klikt u vervolgens op Deze map offline beschikbaar maken.