[Top] 31 8 Engelse out of office replies. Een professionele afwezigheidsmelding in het Engels

8 Engelse out of office replies. Een professionele afwezigheidsmelding in het Engels

Zie jij ze ook wel eens die ‘out of office replies’?

Je ziet soms hele professionele afwezigheidsmeldingen in het Engels maar je ziet ook hele slechte en onduidelijke ‘out of office replies’ in het Engels.

We beginnen met een aantal niet zo professionele afwezigheidsmeldingen in het Engels.

• Engelse afwezigheidsmeldingen die niet kloppen of onvriendelijk zijn.

‘I am on holiday, your message won’t be read or forwarded. If you want to reach me later, re-send your e-mail after August 15’.

• Afwezigheidsberichten in het Engels die rechtstreeks vanuit het Nederlands zijn vertaald, lekker bot.

‘I am today, not on the office. I answer your questions when I am back. You can also try my colleague if you want an answer’.

• Engelse ‘out of office replies’ die erg grappig zijn maar niet erg zakelijk.

‘You are receiving this automatic reply because I am out of the office. I’m sunning on a nice beach far away from here. Try to contact me later on.’

• Of Engelse afwezigheidsmeldingen waarin je meldt hoe belangrijk je wel niet bent maar die verder niets inhouden.

‘Due to my attendance at an important meeting abroad I won’t be able to answer your e-mail. If you need immediate assistance, please contact my executive assistant at karin@company.com or my associate executive assistant at john@company.com . If they are not available you could try my executive assistant’s executive assistant at liz@company.com’.

Schrijf effectieve ‘out of office replies’

Iedereen wil graag (direct) geholpen worden. Dus je hebt een kans om je positief te onderscheiden door je afwezigheid zo professioneel mogelijk te regelen.

Niemand is geïnteresseerd dat je er niet bent i.v.m. een trouwerij, barbecue, operatie of een dagje uit. Wat men wel wil weten is hoe hun probleem opgelost gaat worden.

Men wil weten wanneer ze een antwoord op de vraag krijgen. Wil men echt wachten tot jij weer terug bent? (kun je trouwens op de 1e dag van terugkomst alle mails beantwoorden?)

Anders is het wanneer je voor een langere tijd afwezig bent zoals vakantie of zwangerschapsverlof bijvoorbeeld. Men gaat er dan vanuit dat een collega het waarschijnlijk overneemt.

Maak ook geen afwezigheidsmelding voor de dagen die je er niet bent, als je bijvoorbeeld parttime werkt. Men krijgt dan de indruk dat je er ‘nooit’ bent. Zet liever de dagen/ochtenden/middagen die je werkt onder je e-mail handtekening.

Hoe schijf je een goede afwezigheidsmelding/out of office reply

Wees in ieder geval duidelijk.

Wil je helemaal niet gestoord worden schrijf dan niet: ‘occasionally I will check my e-mail and hope to get back to you’. Beter is: ‘I will check my emails only once a week and will give you an answer.’

An autoresponder email message is a notification that a sender receives when the person they are trying to reach is out of the office. These messages typically give (some) of the following information:

• From when the person is unavailable
• The persons return date
• How the query is dealt with
• If the person will look at their emails while they are out of the office
• Who to contact in their absence

BONUS: Instructie hoe je een afwezigheidsmelding instelt

• Microsoft Outlook Out of office reply instellen in Outlook
• Gmail Out of office relpy instellen in Gmail

Hier volgen een aantal out of office replies voor diverse omstandigheden.

• Afwezigheidsmelding: tijdelijke afwezigheid

Thank you for your e-mail. I am out of the office from ..date.. to ..date.. . Your message will not be forwarded. For urgent matters, please contact my colleague ..Judy Hampton.. via j.hampton@company.com or by phone .. general phone number.. .

Regards,

First name and surname

• Thank you for your message. I am currently … , with limited access to my e-mails. For urgent matters, please contact ..name.. via ..email.. or ..tel.. .

Thank You!

..Your Name..

• Dear Sir or Madam,

Thank you for your email. I’m out of the office and will be back tomorrow afternoon. During this period I will have limited access to my email. For immediate assistance please contact me on my cell phone at ..your cell phone number.. .

Regards,

First name and surname

• Thank you for your message. I am currently out of the office, with no email access. I will be back in the office tomorrow. If you need immediate assistance before then, you may reach me at my mobile .. mobile number..

Kind Regards,

First name and surname

• Afwezigheidsbericht zwangerschapsverlof

Thank you for your email. I am out of the office on maternity leave until ..date you expect to return.. Your message will be forwarded. My duties are taking care of by .. Jane Benson.., via jane@bde.com or by telephone … .

Thank You!

..Your Name..

• Out of office reply voor langdurige afwezigheid

Thank you for your email. I am currently out of the office for a longer period. During my absence you can contact my colleagues Sharon Walker or Susan Morris via info@company.com or .. general phone number.. .

Regards,

First name and surname

• Dear reader,

Thanks for your email. I will be out of the office starting ..starting date.. , and returning ..date of return.. . If you need immediate assistance during my absence, please contact John Cooper at ..email Address.. Otherwise I will respond to your emails as soon as possible upon my return.

Kind Regards,

First name and surname

• Thank you for your email. Unfortunately we are not able to answer you straight away. Your message is important to us and we will respond as soon as possible.

Thank You!

..Your Name..

Je hebt nu een aantal voorbeelden voor een goede ‘out of office reply’.

Zorg natuurlijk wel (op tijd) dat de collegae waarnaar je in de afwezigheidsmelding refereert volledig op de hoogte zijn. Anders heeft je professionele afwezigheidsbericht in het Engels weinig zin.

Succes.

Wil je weten hoe je professionele e-mails en brieven schrijft in het Engels.

Bekijk dan ons E-boek ‘ The Complete Guide to Business Emails and Letters ’.

Ik weet zeker dat je anderen ook een plezier kunt doen met dit artikel. Hieronder kun je het delen.

Hartelijk bedankt.

Sheila de Wit is eigenaar van SR training, trainer en native speaker. Zij helpt al vele jaren professionals in diverse bedrijven en sectoren met het verbeteren van hun zakelijk Engels. Met haar bedrijf biedt zij ook andere talen aan met native speakers d.m.v. een op een trainingen of groepen in company. Interactieve trainingen waarbij het geleerde gelijk in praktijk toepasbaar is.