[Top] 195 File Opslag opties

File Opslag opties

Wanneer je moet beslissen hoe je bedrijfsdata gaat opslaan, is dit vaak een keuze tussen on-premise of in de cloud. De opties kunnen overweldigend en complex lijken. Toch kiezen steeds meer grote en kleine bedrijven voor een oplossing in de cloud. Uit een enquête van 2020 blijkt dat 41% van de zakelijke workloads tegen het einde van het jaar op openbare cloudplatforms worden uitgevoerd. Tevens gebuikt nog 22% een hybride oplossing , een combinatie van de twee. Het onderzoek voorspelt ook dat workloads on-premises met 10% zullen afnemen voor het einde van het jaar, van 37% tot 27%.

Kleine, middelgrote en grote bedrijven stappen over op cloudopslag aangezien dit meestal de beste oplossing is om verschillende redenen. Er zijn alleen randgevallen waarin dat niet zo is. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van zowel cloudopslag als opslag on-premises, zodat je beter geïnformeerd bent voor je een keuze maakt.

Wat is on-premises opslag?

On-premises opslag betekent dat de server van jouw bedrijf gehost wordt binnen de infrastructuur van jouw organisatie en, in veel gevallen, fysiek on-premises. De server wordt gecontroleerd, beheerd, onderhouden, aangeschaft etc. door jouw bedrijf en het interne IT-team, of een IT-partner. Gegevens en andere informatie worden tussen computers gedeeld via jouw lokale netwerk.

Wat is cloudopslag?

Met cloudopslag host een externe serviceprovider zoals Microsoft, Google of AWS jouw gegevens. De cloudprovider koopt, installeert en onderhoudt alle hardware, software en andere ondersteunende infrastructuur in zijn datacenters. Je krijgt toegang tot deze diensten en beheert jouw account via het internet vanaf je pc, een webbrowser of een mobiele app.

Voordelen en nadelen

De vraag ‘wel of niet overstappen op de cloud’ kan moeilijk lijken. Het afwegen van de potentiële kosten voor problemen op het vlak van beveiliging, onderhoud, compliance, schaalbaarheid, betrouwbaarheid en integratie, om er maar enkele te noemen. Hier zijn negen cruciale overwegingen wanneer je de keuze maakt tussen de cloud en een on-premises oplossing:

1. Kosten en onderhoud

Zakelijke beslissingen komen vaak neer op kosten. Wanneer er cruciale gegevens op het spel staan, draait de beslissing niet enkel om euro’s en centen. Laten we kijken naar het verschil tussen de cloud en een on-premises oplossing op het vlak van kosten en onderhoud:

On-premises

Op korte termijn betekent het implementeren van een on-premises infrastructuur dat jouw bedrijf moet investeren in hardware, de installatie zelf, softwarelicenties, gegevensback-ups, extra IT-diensten, ondersteuning en meer. Zodra je klaar bent om te beginnen, moet je investeren in interne of externe IT-medewerkers voor doorlopende ondersteuning, onderhoud en beveiliging, alsook de kosten voor energie, hosting en extra ruimte in jouw kantoor. En laten we ook updates en aankopen van hardware, software en licenties niet vergeten. Als je hardware problemen ondervindt en vervangen moet worden, of als je wilt upgraden naar nieuwe apparatuur, dan is hier een aanvullende investering voor vereist.

Je hoeft echter geen terugkerende abonnementskosten voor cloudservices te betalen, en jouw internetfactuur kan lager zijn aangezien jouw infrastructuur niet zoveel bandbreedte nodig heeft om bestanden te openen die in de cloud zijn opgeslagen.

Cloud

Eén van de grootste voordelen van kiezen voor een cloudprovider is dat er geen grote kosten zijn die vooraf betaald moeten worden. Je betaalt maandelijkse abonnementskosten volgens gebruik. Onderhoud, up-to-date software, beveiliging en ondersteuning zijn allemaal de verantwoordelijkheid van de cloudprovider. Je personeel hoeft ook geen kostbare tijd te verspillen aan probleemoplossingen. En de meeste providers bieden een grote opslagcapaciteit in hun basisabonnement, samen met dingen zoals beveiliging, bestanden delen en alle andere voordelen van de cloud (zie # 2-9 hieronder).

In veel gevallen zijn cloudkosten minder dan je zou besteden aan het gebruik, de koeling, de ruimte, elektriciteitskosten en redundantie enz. van on-premises opslag/servers. De abonnementskosten zijn echter wel terugkerend, het model veranderd dus van CAPEX naar OPEX.

2. Bescherming/bedreigingbeveiliging

Of jouw datacenter nu on-premises of in de cloud is, het probleem van beveiliging (zowel fysiek als virtueel) moet voorop staan.

On-premises

Bedrijven die ervoor kiezen om bij on-premises toepassingen te blijven, hebben vaak het gevoel dat zij in controle blijven. En omdat er geen externe provider betrokken is, hebben minder mensen toegang. Als je er echter voor kiest om on-premises te blijven, dan ben jij en niemand anders verantwoordelijk voor de veiligheid van jouw systemen.

Daarvoor is veel beveiligingsexpertise nodig. Tevens dien je te investeren in voortdurende bewaking en onderhoud van fysieke activa (zoals hardware, servers, kantoorruimte) en je netwerk. Je hebt beveiligingstools nodig om een oersterke firewall te bouwen, alsook versleuteling en veilige toegangscontrole. En natuurlijk besteed je in-house of qua inhuur veel tijd en geld.

Cloud

Hoewel bedrijven soms aarzelachtig staan tegenover een overstap naar de cloud, is cloudbeveiliging nog nooit zo goed geweest, waardoor de last voor je bedrijf verlicht wordt. Volgens een schatting van Gartner ondervinden workloads in openbare cloudservices minstens 60% minder beveiligingsincidenten dan workloads in traditionele datacenters.

De beste cloudproviders bieden volledige, meerlaagse beveiliging die het volgende omvat:

• Systemen voor toegangsbeheer
• Voortdurende bedreigingsbewaking
• Versleuteling voor gegevens tijdens verzending en in inactieve toestand
• Fysieke beveiliging van datacenters
• Netwerkbeveiliging
• App-beveiliging
• Gegevensredundantie
• Voortdurende validatie
• Bescherming tegen massale verwijdering van bestanden
• Controle van verdachte aanmeldingen en activiteit

In tegenstelling tot on-premises opslag krijg je een team van wereldwijde experts in cyberbeveiliging die je helpen om de activa en gegevens van jouw bedrijf op elk moment te beveiligen.

Toch kunnen er lekken ontstaan, net zoals dat het geval is on-premises. Bedrijven die de cloud gebruiken, kunnen risico’s beperken door gebruik te maken van onboarding- en offboardingprocessen om de toegang van werknemers te beheren en te bepalen hoe en wanneer werknemers externe toepassingen gebruiken.

3. Compliance

Veel bedrijven in de financiële en gezondheidssector (en daarbuiten) zijn onderworpen aan compliance door mandaten zoals HIPAA, AVG of CCPA, om er maar enkele te noemen. Wat is dus het meest zinvolle bij de keuze voor compliance on-premises of in de cloud?

On-premises

Of je nu te maken hebt met lokale, internationale of sectorspecifieke regelgeving, conform blijven betekent dat je gespecialiseerde kennis en expertise nodig hebt. Als je ervoor kiest om je on-premises infrastructuur uit te bouwen, kan dat kostelijk worden. Je moet ervoor zorgen dat jouw systemen conform blijven en dat je over de juiste werknemers en middelen beschikt om dat voor elkaar te krijgen.

Voldoen aan complianceregels betekent dat je personeel moet aanwerven dat vertrouwd is met jouw specifieke regelgeving, dat je voortdurend systemen en aanmeldingen moet bewaken, procedures voor incidenten moet ontwerpen en gegevensversleuteling moet gebruiken. Als er iets verkeerd loopt, ben jijzelf verantwoordelijk, aangezien je de eigenaar bent van de servers en opslag. Als je een audit of boete krijgt, omdat je niet conform bent, kan dat extra kosten opleveren.

Cloud

Een cloudprovider neemt veel van de compliance-last van je schouders. In tegenstelling tot een on-premises oplossing, beschikken de grote cloudproviders over een team van experts die compliance-certificaten hebben in tal van sectoren zoals gezondheidszorg, overheid, financiën, onderwijs, productie en media. Om nog maar te zwijgen van groepen die wereldwijd contact onderhouden met overheden, normalisatie-instellingen en niet-gouvernementele organisaties. Echter is het gebruik en de inrichting van de ‘cloud’ nog steeds een aspect waar het fout kan gaan. Uiteindelijk is jouw bedrijf verantwoordelijk als er niet aan de compliancevereisten voldaan wordt. Alertheid blijft dus geboden.

4. Schaalbaarheid

Als het tijd is om een bedrijf omhoog te schalen, zijn er grote verschillen tussen on-premises oplossingen en oplossingen in de cloud. Dit is wat je moet weten:

On-premises

Wanneer je on-premises infrastructuur de veranderende workload niet langer aankan, moet je die omhoog schalen door resources toe te voegen zoals nieuwe hardware, software, meer geheugen en rekenkracht. Om je IT-resources uit te breiden heb je geld, arbeidskrachten, expertise, inkoop, hardware, software, bewakingssystemen en kostbare tijd nodig. En als de piek in gebruik van korte duur is, gaat er veel geld verloren op inefficiënte wijze.

Cloud

Met cloudopslag hoef je geen servers te stapelen. In de cloud kunnen bedrijven workloads omhoog schalen op basis van bepaalde metrische gegevens en waar nodig, met enkele muisklikken, dankzij ingebouwde functies. Deze mogelijkheid betekent dat je eenvoudig omhoog, omlaag, naar buiten en naar binnen kunt schalen, of dat zelfs automatisch kunt doen. Deze flexibiliteit zorgt voor een drastische verlaging van je overheadkosten voor het handmatig bewaken en omhoog schalen van resources.

5. Betrouwbaarheid

Ten eerste moet je snelle en betrouwbare toegang hebben tot je servers met een goede gebruikerservaring. Wat betrouwbaarheid betreft, zijn er een aantal dingen die je moet overwegen bij je keuze tussen on-premises opslag en cloudopslag.

On-premises

Sommige bedrijven houden van on-premises, omdat werknemers op locatie geen internetverbinding nodig hebben om opslagruimte te openen. De opslagruimte is volledig toegankelijk zonder een goede verbinding. Bedenk echter dat alle bedrijfsgegevens op de server staan, waardoor de toegang beperkt wordt wie op kantoor werkt, waardoor de vele thuiswerkers van vandaag worden uitgesloten of juist wel last hebben van “trage” toegang. Daarnaast zijn stroom en noodstroom (zoals een generator) nodig voor on-premises, alsook een back-upsysteem voor opslag, waardoor de kosten stijgen.

Cloud

Een goede, snelle en betrouwbare internetverbinding is cruciaal als het aankomt op cloudopslag. Geen verbinding betekent geen toegang tot je bestanden, en ook een trage verbinding kan problemen veroorzaken. Een verbroken verbinding kan jouw activiteiten vertragen en productiviteit beperken. Zorg ervoor dat je een goede internetverbinding hebt voor je overstapt op cloudopslag. Veel bedrijven kiezen voor een reserveverbinding wanneer alle (of de meeste) workloads zich in de cloud bevinden.

6. Back-up van gegevens

Back-up herstel kan de grootste nachtmerrie van een bedrijf worden. Uit een studie blijkt dat de helft van alle bedrijven niet voorbereid zijn om van een hack te herstellen. Ook hier zitten verschillen tussen on-premises oplossingen en cloudoplossingen.

On-premises

Met on-premises opslagsystemen worden jouw gegevens opgeslagen op een interne server, wat betekent dat jouw bedrijf risico’s neemt op het vlak van gegevensverlies. Toch kiezen veel bedrijven voor opslag on-premises, maar met een externe reservedienst om gegevensverlies te voorkomen. Tachtig procent van de organisaties die on-premises servers gebruiken, gebruiken de cloud voor een deel van hun strategie voor gegevensbeveiliging. (zie #9).

Cloud

De meeste providers van cloudopslag bieden bedrijven veel functies om gegevensverlies te voorkomen, waaronder ingebouwde redundantie, failover, (aanvullende) back-up diensten, automatische logboekregistratie, bewaking en meer, wat een kortere hersteltijd oplevert in vergelijking met on-premises alternatieven.

7. Overal toegang (via mobiele app, browser, pc)

De noden van jouw bedrijf op het vlak van externe toegang en mobiele toegang spelen een rol bij de keuze voor de geschikte optie. Hier zijn enkele aspecten om te overwegen wat betreft de toegang tot jouw informatie via de cloud versus on-premises:

On-premises

Als de meeste van jouw gebruikers in hetzelfde kantoor werken en zelden mobiel, kan een on-premises server een goede keuze zijn. Werknemers hebben niet altijd de behoefte om overal en altijd toegang te hebben. Als je vaak werkt met grote bestanden of video’s, dan kan het een goed idee zijn om ze on-premises te houden voor korte upload- en downloadtijden. (Als je een VPN gebruikt, houd er dan rekening mee dat onvoorziene omstandigheden zoals natuurrampen of COVID-19 plots kantoormedewerkers in thuiswerkers kunnen veranderen, wat je VPN-systeem kan overbelasten.)

Cloud

Met cloudopslag heb je iets wat neerkomt op een virtueel bureaublad. Werkers hebben toegang tot alles wat ze op kantoor doen via een cloudserver, zolang ze over een internetverbinding beschikken. Dit gemak maakt de cloud een geweldige keuze voor werknemers die vaak thuis werken, zonder dat ze een VPN nodig hebben.

Cloudservers zijn ook perfect voor toepassingen die altijd online en beschikbaar moeten zijn. Daarnaast maakt de cloud het gemakkelijk om bestanden te delen, real time samen te werken en betere versiecontrole te implementeren. Ten slotte bieden sommige providers van cloudopslag differentiële synchronisatie, wat de uploadtijd en gebruikte bandbreedte drastisch terugbrengt bij het bewerken van grote bestanden.

8. Integratie van apps en verouderde systemen

Wanneer er een opslagoplossing wordt gekozen, hebben veel bedrijven toepassingen met bestandsformaten die niet snel naar andere systemen kunnen worden omgezet. Sommige bedrijven willen specifieke gegevens volledig in-house houden, terwijl andere bedrijven naar de cloud kijken. Wat is dus de beste optie? Dat hangt af van de specifieke situatie van jouw bedrijf:

On-premises

Als je een verouderde line-of-business-apps (LOB) hebt die rechtstreeks toegang hebben tot jouw lokale bestandsserver, en je kunt of wilt die software nog niet afdanken, dan moeten die verouderde systemen nu on-premises blijven, ten minste gedeeltelijk. (zie hybride optie #9).

Cloud

Als je klaar bent om jouw volledige infrastructuur te moderniseren, dan is het tijd om over te stappen op apps in de cloud die verder gaan dan enkel bestandsopslag. Op die manier draagt de verkoper de kosten voor onderhoud, implementatie en ondersteuning van jouw software, niet jij. Daarnaast is het schaalbaar, mobiel en een beter gebruik van middelen.

9. Een hybride oplossing

Door zowel een openbare cloud als lokale gegevens te gebruiken, kunnen bedrijven vlottere IT implementeren en efficiëntie maximaliseren. In een hybride oplossing kunnen toepassingen verplaatst worden tussen on-premises servers en openbare clouds voor meer flexibiliteit en implementatie-opties. Met andere woorden: je kunt bestanden die jouw LOB-software on-premises gebruikt, behouden, en de rest van jouw bestanden en documenten in de cloud onderbrengen. Andere voordelen zijn:

• Controle: Jouw organisatie kan een privé-infrastructuur behouden voor vertrouwelijke activa.
• Flexibiliteit: Je kunt profiteren van aanvullende resources in de openbare cloud wanneer je ze nodig hebt.
• Kosteneffectiviteit: Dankzij de mogelijkheid om omhoog te schalen naar de openbare cloud, betaal je enkel voor extra rekenkracht wanneer je die nodig hebt.
• Gemak: Overstappen naar de cloud hoeft niet overweldigend te zijn, je kunt stap voor stap migreren en de workloads gefaseerd overdragen.

Hoewel een hybride oplossing het beste van twee werelden lijkt te bieden voor sommige bedrijven, is het vaak een tijdelijke oplossing of voor een beperkt gedeelte van de bestanden nodig. Vandaag de dag voeren kleine en middelgrote ondernemingen al 43% van hun workloads in de openbare cloud uit, en naar verwachting zal dit toenemen. Daarom is het moeilijk om de voordelen van een volledige migratie naar de cloud voor bedrijven te negeren, vooral voor onderbemande en overwerkte IT-departementen.

Diensten van VTM

VTM gelooft in krachtige en stabiele Cloud oplossingen, welke klant afhankelijk worden gecombineerd met hybride/lokale toepassingen. Wij brengen hiermee het beste van twee werelden samen via:

1. Sharepoint & Onedrive gesynced via de Next Gen OneDrive Client
2. Azure Files gesynct met Azure File Sync

Mocht je nog vragen hebben over de opties om bestanden op te slaan. Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Whitepaper – Modern Workplace

De Modern Workplace gebaseerd op Microsoft 365 is de meest geavanceerde werkplekoplossing die momenteel voor handen is.

Lees het in onze whitepaper.