[Top] 181 Hoe werkt Breakout Rooms in Teams

Eindelijk is het zover! Breakout Rooms zijn beschikbaar binnen Microsoft Teams. De Breakout Rooms functionaliteit was één van de meest gevraagde functionaliteiten. Zie hier de Microsoft Teams UserVoice.

In deze blog wil ik met behulp van een voorbeeld stap voor stap uitleggen hoe je met Breakout Rooms kunt werken.

Usecase

Je wil een online workshop organiseren voor 18 deelnemers. Tijdens deze workshop wil je de groep verdelen in drie verschillende brainstorm groepen. Als organisator wil je graag tussen de verschillende groepen kunnen switchen als de deelnemers niet in de “Algemene” “sessie zitten.

Het werken met Breakout Rooms

Maak de Breakout Rooms aan

Om Breakout Rooms aan te maken moet je gebruik maken van de Teams desktop app (niet mobiel of web). Verder moet je de organisator van de vergadering zijn. Praktisch gezien houdt dit dus in dat alleen de organisator de Breakout Rooms aan kan maken en dus ook aanwezig moet zijn tijdens de vergadering.

👉 Klik binnen de vergadering op de “Breakout Rooms” (Aparte vergaderruimte) knop.

👉 Selecteer nu hoe je de Breakout Rooms aan wil maken.

✅ Selecteer eerst hoeveel Breakout Rooms je aan wil maken (3 in dit geval)

✅ Selecteer nu hoe je de deelnemers over de Breakout Rooms wil verdelen

Dit kan op 2 manieren:

1. Automatisch (alle actieve deelnemers worden automatisch verdeeld over de aangemaakte Breakout Rooms
2. Handmatig (Als organisator geef je zelf aan welke deelnemer(s) in welke Breakout Room gaan.

👉 De Breakout Rooms zijn nu aangemaakt. Nadat deze “Kamers” zijn aangemaakt, zijn ze standaard gesloten en kunnen hier geen deelnemers toegevoegd worden.

Geef Breakout Rooms een andere naam

Nu kun je de beschikbare Breakout Rooms een andere naam geven.

👉 Selecteer bij een Breakout Room de … en klik op Naam van vergaderruimte wijzigen

👉 Bijvoorbeeld: 🌙🌙 Groep Maan

In het overzicht zie je nu de lijst met aangemaakte en aangepaste Breakout Rooms

Een extra Breakout Room toevoegen

Mocht het nu zo zijn dat je toch nog extra Breakout Rooms toe wil voegen, volg dan onderstaande stappen.

👉 Klik op Voeg vergaderruimte toe

👉 Een nieuwe Breakout Room wordt direct aangemaakt. De naam is weer aan te passen zoals beschreven in de vorige stappen.

Voeg deelnemers toe aan de Breakout Rooms

Eerst even de instellingen controleren 😉

Voordat je gebruikers toevoegt aan Breakout Rooms, kun je eerst even kijken bij de instellingen van de Breakout Rooms.

Hier zijn namelijk twee belangrijke opties aan- of uit te zetten:
✅ Deelnemers automatisch naar Breakout Rooms verplaatsen
👉 Als dit aan staat, dan krijgen de deelnemers een pop-up dat ze naar een Breakout Room worden verplaatst.
👉 Staat deze optie uit, dan heeft de deelnemer de mogelijkheid om wel- of niet te worden verplaatst.
✅ Deelnemers kunnen (zelf) terug keren naar de hoofdvergadering.
👉 Als deze optie aan staat, kunnen deelnemers zelf uit de Breakout Rooms stappen.
👉 Staat deze optie uit, dan kan alleen de organisator de deelnemers uit de Breakout Rooms halen.

Nu kunnen de deelnemers toegevoegd worden

👉 Selecteer de deelnemer(s) die je naar een Breakout Room wil verplaatsen.

👉 Klik vervolgens op Toewijzen en selecteer hier waar je de deelnemers wil toevoegen.

👉 In onderstaand voorbeeld heb ik twee deelnemers aan de Groep Maan toegevoegd.
Zoals je kunt zien is de Breakout Room nog GESLOTEN.
Er zijn meerdere manieren hoe je kunt omgaan met het openen van de Breakout Rooms.
✅ Je kunt alle, of geselecteerde Breakout Rooms van tevoren al openen.
✅ Je opent alle, of geselecteerde Breakout Rooms pas nadat je de deelnemers heb toegewezen.
In onderstaand voorbeeld open ik de Breakout Room pas wanneer ik de gebruikers heb verdeeld.

👉 De Breakout Room wordt nu geopend en de gebruikers worden nu hierin geplaats.

Deelnemers verplaatsen naar andere Breakout Rooms

Het is ook mogelijk om (geselecteerde) deelnemers naar andere Breakout Rooms te verplaatsen.
In onderstaand voorbeeld verplaats ik Esmee van Groep Maan naar Groep Zon.

👉 Selecteer de deelnemer(s) en klik op Toewijzen

👉 Selecteer nu de Breakout Room waar de gebruiker naar verplaatst kan worden.

Een mededeling doen naar alle Breakout Rooms

Nu wil je als organisator een mededeling doen naar alle deelnemers in de alle Breakout Rooms. Dit is eenvoudig te doen door onderstaande stappen te volgen.

👉 Selecteer de opties bij “Aparte vergaderruimten”
👉 Selecteer nu 📢 Een aankondiging doen

👉 Zie onderstaand wat Esmee te zien krijgt

Als organisator meekijken in de Breakout Rooms

Uiteraard is het mogelijk om als organisator mee te kijken in de geopende Breakout Rooms.
👉 Klik wederom op de opties van de Breakout Room waar je als organisator heen wil.
👉 Selecteer hier Deelnemen aan vergaderruimte

👉 Als pop-out venster wordt nu de Breakout Room geopend en zie je de actieve deelnemers

Sluit de Breakout Rooms

Zodra je als organisator hebt besloten dat je de Breakout Rooms (voorlopig) niet meer wil gaan gebruiken, dan kun je de Breakout Rooms sluiten.
👉 Selecteer Sluit vergaderruimte
👉 Alle geopende vergaderruimtes worden nu gesloten.

Dit blog zal voorlopig actief up-to-date gehouden worden

Dit blog is geschreven tijdens de release van de Breakout Rooms functionaliteit. Dit blog zal actief bijgehouden worden om meer nuttige inhoud toe te voegen.

Mochten er vragen zijn, laat het gerust weten.